Система тайм-менеджмента в операционном блоке многопрофильной клиники

Работу современной многопрофильной хирургической клиники невозможно представить без операционного блока, где традиционно сосредоточены тесные взаимодействия и усилия всех участников оперативных вмешательств.

Ежегодный рост заболеваемости по хирургическим нозологиям и увеличение современных мегаполисов диктуют постоянный прирост оперативной активности по многим направлениям хирургической деятельности. Подготовка и проведение высокотехнологичных операций имеет сложную логистику и существенные финансовые затраты на свою реализацию. Увеличить финансирование и расширить операционное отделение зачастую бывает невозможно. Поэтому единственно правильным и оправданным шагом в данных условиях является внедрение концепта Lean-системы «бережливого производства». За последние несколько лет в Клинической больнице №1 Управления делами Президента Российской Федерации наблюдается увеличение количества ежегодно выполняемых оперативных вмешательств с 13 тыс. до 16,5 тыс. В том числе значительное увеличение (более чем в 2 раза) доли малоинвазивных (лапароскопических) абдоминальных операций и высокотехнологичной хирургической помощи за последние 4 года увеличилось на 76% (с 2145 до 3776 операций).

В ходе разработки и внедрения системы тайм-менеджмента решались следующие задачи:

- выявление основных недостатков в планировании и организации операционного дня. Минимизирование временных интервалов при переводе пациентов в операционный блок, а также в период между операциями;

- внедрение персональных электронных карт (NFC) для всех участников операции, создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) для операционных сестер и направление электронных уведомлений через мобильное приложение, связанное с медицинской информационной системой (МИС);

- планирование операций через МИС,  фиксация операционного времени в режиме он-лайн с целью дальнейшего анализа тайм-менеджмента операционного времени, контроля выполнения вновь поставленного алгоритма действий;

- внедрение смарт-системы для облегчения дальнейших изменений работы операционной бригады, внедрения системы финансовой ответственности и материального стимулирования.

На первом этапе планирования работы операционного блока в медицинской информационной системе (МИС) был создан модуль плана операций. В данном разделе МИС вносится необходимая информация о пациенте: его возраст, история болезни, канал госпитализации, диагноз, название операции, оперирующая бригада, вид обезболивания. Подобное планирование позволило более оперативно и наглядно составлять план операций, иметь информацию о планировании на последующий период, что имеет важное значение для всех структурных подразделений, участвующих в оперативном лечении пациентов (отделения хирургического профиля, отделение анестезиологии и реанимации и т.д.).

Следующим этапом оптимизации работы операционного блока было внедрение системы тайм-менеджмента. Ретроспективно был проведен анализ и оценка эффективности работы операционного блока, выведена корреляция взаимодействия между коечными отделениями хирургического профиля, отделением анестезиологии и операционным блоком. По результатам анализа были определены критерии эффективности работы коечных отделений хирургического профиля, анестезиологических бригад, а также операционных сестер. Все отклонения в работе оценивались с учётом количества неиспользованного времени.

По данным критериям был разработан чек-лист, послуживший основой для выборки максимально значимых критериев. Дополнительно была задействована мотивационная составляющая в виде системы материального стимулирования и административного контроля. Оценивались эпизоды неиспользованного времени с перерасчетом финансовых средств между участниками операционной бригады. Для объективного, прозрачного и максимально доступного в он-лайн режиме контроля временных потерь в работе операционного блока была введена система персональных электронных карт (NFC) для каждого участника операционной бригады с регистрацией событий. А также сбоев в рабочем процессе, так называемых «ЧП» с генерацией Push – уведомлений руководству Больницы. Временные рамки и состав  операционной бригады прикрепляется к протоколам операций. В дальнейшем на основании анализа отработанного операционного времени выполняется контроль качества работы отделений, который был интегрирован с материальным стимулированием каждого участника операционной бригады.

Данное решение позволило полностью автоматизировать и «оцифровать» все процессы от планирования операций до их завершения и оформления протоколов операций. Благодаря внедрению системы тайм-менеджмента удалось оптимизировать работу операционного блока, увеличить количество выполняемых операций (в среднем на 1 тыс. в год (6-7%), вывести контроль качества на новый уровень, а также повысить организацию работы при планировании и выполнении операций.

Таким образом, созданная система тайм-менеджмента в рамках единого цикла медицинского Lean-концепта «бережливого производства» позволила значительно повысить оперативную активность хирургического стационара, увеличив способность операционного блока на прежних площадях и штате сотрудников. Система продемонстрировала свою востребованность и эффективность в плане оптимизации кадровых, материальных и временных ресурсов.

Журавлёв С.В., к.м.н., Евсеев М.А., д.м.н., Устименко А.В., к.м.н., Головин Р.А., к.м.н.